月次締日の周知
経理部のお知らせとして、月次締日の周知は定番かつ重要なルーティン業務です。
今までは、スケジュールをPDFにして、SharePointの経理部掲示板に貼付け、毎月末、「貼り付けましたよ」と皆さんにメールしていました。（メールにもPDF添付）
ウチの会社ではオフィス365を導入しているので、皆さん、スケジュールはOutlookで管理しています。
そこで、月次締日をOutlookスケジュールの予定として経理が管理・更新し、受取側が何もしなくても各自のOutlookスケジュールに最新情報が書き込まれていく仕組みにしました。
ユーザー視点
経理関係の月次締日はいくつか設定しています。
交通費、営業システムA、営業システムB・・・仮締め、本締め
ユーザー視点でイメージしてみます。
今まではこんな感じでした。
ユーザーA
経理部からメールが来る
⇒忙しいからほっとく
⇒「締日いつだっけ？」
⇒メールを探す or 掲示板に見に行く
メールを探すのが面倒だし、掲示板は複数回クリックするのが面倒ですね。
ユーザーB
経理部からメールが来る
⇒忙しいからほっとく
⇒「締日過ぎてた！」
⇒経理システムでしか入らん。仮締め間に合わん。経理もドタバタ
経理からスケジュールは連絡していますが、自分でスケジュール見て管理してください、ではスムーズではありません。
他部門の皆さん（経理のユーザーさん）は、業務スケジュールはOutlookで管理しているので、各自のOutlookに経理で月次締日を書き込んでしまえば、ユーザーからすると、知らぬ間に毎日見ているスケジュールに自動で更新・表示されているので、うっかり締日を過ぎてしまうことも減りそうです。
ユーザーも楽、経理も楽、ですね。
仕組みのイメージ
仕組みのイメージは以下のとおり。
経理業務用のスケジュールを作成する
⇒月次締め日を書き込む
⇒会議出席依頼のメールを出してみなさんのスケジュールに表示させる
スケジュールは、誰かのスケジュールで管理するのではなく、専用のスケジュールを作ります。
（理由）
・月次締日スケジュールの管理担当者は入れ替わっていく
・SharePointにも表示させるので周知したい予定だけにしたい
Outlook側で作るか、SharePoint側で作るか、ですが、今回はSharePoint側で作ります。
初回のみ必要な設定
・SharePointのスケジュールをOutlookに連携する
毎月の作業
・Outlookで更新する
＝自動でSharePointで表示される
・会議出席依頼をみなさんにメールする
＝自動でみなさんのOutlookに書き込まれる（出席承認は不要）
SharePointのスケジュールをOutlookに連携する
SharePointで＋新規「アプリ」をクリックします。
「予定表」をクリックします。
「予定表」タブの「Outlookに接続」をクリックします。
Outlookで更新する
Outlookからスケジュールを編集します。SharePointから編集できますが、いつも開けているOutlookから編集した方が楽なのでOutlookから編集します。
件名を入力します。
月次締日の予定は、そのままメールとしても送信します。文章を作成します。
2回目からは日付等更新するだけになります。
会議出席依頼をみなさんにメールする
月次締日の予定は、「会議出席依頼」としてメールします。ユーザー側からは出席の承認は不要です。承認しなくてもスケジュールに書き込まれています。
これで、経理と営業・現場等との間で月次締日の情報共有がスムーズにできます。
